A. ORGANISASI MANAJEMEN
I. Bentuk Organisasi
Menurut James A.F. Stoner
definisi organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Sedangkan
pengorganisasian (organizing) adalah mengkoordinasikan sumber daya manusia dan
sumber daya modal yang dimiliki, yang dilakukan oleh seorang manager.
1. Menurut Hanel
Organisasi koperasi diartikan
sebagai suatu sistem sosial ekonomi atau sosial teknik, yang terbuka dan
berorientasi pada tujuan.
2. Menurut Ropke
Ciri-ciri organisasi menurut
Ropke adalah sabagai berikut :
·
Terdapat sejumlah individu yang bersatu dalam
suatu kelompok yang mempunyai kepentingan /tujuan yang sama, yang disebut
kelompok koperasi.
·
Terdapat anggota koperasi yang bergabung dalam
kelompok usaha untuk memperbaiki kondisi sosial ekonomi mereka, yang disebut
swadaya kelompok koperasi.
·
Anggota yang bergabung memanfaatkan koperasi
secara bersamaan, yang disebut perusahaan koperasi
·
Koperasi sebagai perusahaan mempunyai tugas
untuk menunjang kepentingan para anggotanya.
3. Di Indonesia
Struktur organisasi di
Indonesia terdiri dari :
·
Rapat anggota
·
Pengurus
·
Pengawas
·
Pengelola
B. Hirarki Tanggung Jawab
Dalam
rapat anggota tugasnya memilih dan memberhentikan pengawas dan pengurus.
Pengurus
Pengurus
memberi kuasa kepada pengelola untuk mengatur dan mengembangkan usaha dengan
efisien dan profesional, hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja,
Diangkat dan diberhentikan oleh pengurus.
Tugas
:
1.
Mengelola koperasi dan usahanya
2.
Mengajukan rancangan Rencana kerja, Budget dan belanja koperasi
3.
Menyelenggarakan rapat anggota
4.
Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban
5.
Maintenance daftar anggota dan pengurus
Wewenang
:
1.
Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan
2.
Meningkatkan peran koperasi
2. Pengawas
Pengawas atau badan
pemeriksa adalah orang-orang
yang diangkat oleh forum rapat anggota untuk mengerjakan tugas
pengawasan kepada pengurus.
Tiga
hal penting yang diawasi dari pengurus oleh pengawas, yakni:
(a)
keorganisasian;
(b)
keusahaan;
(c)
keuangan.
Tugas pengawas
dalam manajemen koperasi
memiliki posisi strategis, mengingat secara tidak langsung, posisi-nya
dapat menjadi pengaman dari ketidakjujuran, ketidaktepatan pengelolaan atau
ketidakprofesionalan pengurus. Oleh sebab itu menjadi pengawas harus memiliki per-syaratan kemampuan (kompentensi), yaitu:
a)
kompentensi pribadi;
b)
kompentensi profesional.
C. Pola Manajemen
Koperasi
seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar
tujuan koperasi tercapai dengan efektif dan efisien.
Untuk
koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat
manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan
seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah.
Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung
jawab kepada pengurus. Di bawah ini akan
dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu
koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
Ø Perencanaan
Perencanaan
merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang
harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang
harus melakukan. setiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang
bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam
pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan
luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan
yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda
dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila
perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat
cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
·
Perencanaan
dalam Koperasi :
Organisasi
koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar
dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan
fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi
manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi
harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar
pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi, mengajukan beberapa
alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif
tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif
mana yang dipilih. Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat
bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan
manajemen.
Ø Pengorganisasian dan Struktur
Organisasi
Pengorganisasian
merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan
mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota
organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan
proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa
aspek penting seperti:
1. Pembagian kerja,
2. Departementasi
3. Bagan organisasi,
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah,
5. Tingkat hierarki manajemen
·
Struktur
Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai
pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus
diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam
dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan
paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari
anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang
perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang
terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya
dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan
masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi,
semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk
struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam usaha, volume
usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua
bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai kelemahan.
1. Pengarahan
Pengarahan
merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang
bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda.
Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu
sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai
tujuan perusahaan.
Seorang
karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi.
Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar
mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil
yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan
pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin
perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen
Kepegawaian :
Seorang
manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus
administrasi kepegawaian, yang mencakup:
1) Mendapatkan pegawai yang mau bekerja
dalam koperasi,
2) Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
3) Menciptakan suasana dan hubungan kerja
yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat
meningkatkan prestasinya,
4) Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat
pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan
kepada pengurus secara teratur,
5) Memberikan saran-saran/usul-usul
perbaikan.
2. Pengawasan
Pengawasan
adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai
dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa
tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan
dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap
perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Ada
beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan
menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara
lain:
§ Manajer dapat lebih cepat
mengantisipasi perubahan lingkungan,
§ Perusahaan yang besar akan lebih mudah
dikendalikan,
§ Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh
anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan
waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward
controll, concurrent controll, dan feedback control.
Teknik
dan Metode Pengawasan :
Secara
garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan
kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan
oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap
serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan
menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas
produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan
kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing,
analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.
Kita
dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan
Nasional muncul 4 (empat) macam pola
hubungan kemitraan, yaitu:
Pola
Dagang
Keterkaitan
merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
Pola
Vendor
Kerjasama
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak
angkat.
Pola
Subkontrak
Kerjasama
dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian
dalam sistem produksi bapak angkat.
Pola
Pembinaan
Pola
ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi
produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Komentar
Posting Komentar